آیین نامه وجین منابع


آیین نامه وجین منابع در کتابخانه مرکزی و کتابخانه های اقماری دانشگاه علوم پزشکی کردستان

 

مقدمه:

كار وجين بخشي از فرآيند مجموعه سازي در كتابخانه ها به شمار مي رود كه همانند ساير امور مرتبط با مديريت و توسعه مجموعه ، نيازمند دقت نظر و توجه مي باشد. وجين را مي توان به عنوان يكي از معيارهاي ارزيابي كيفيت و كارآيي كتابخانه ها مورد توجه  قرار داد. وجين در علم كتابداري بيشتر با محتواي تصفيه و پالايش مجموعه كتابخانه از مواد اطلاعاتي بي استفاده و يا از رده خارج و يا موادي كه به ندرت از آنها استفاده مي شود تعبير شده است. براي آنكه كتابخانه تبديل به انبار مرده از كتاب و ساير منابع اطلاعاتي بلا استفاده نگردد، عمل وجين منابع امري ضروري به نظر مي رسد.  در واقع وجين خود نوعي انتخاب است  با اين تفاوت كه بعد از تهيه مجموعــه  اتفاق مي افتد . لذا اين امر به ارزشيابي مجموعه منتج   مي شود. مي توان گفت كه در فرآيند سفارش منابع اطلاعاتي ، عمل انتخاب از ميان انتشارات موجود در بازار صورت مي پذيرد ولي در مرحله وجين عمل انتخاب از بين مجموعه كتابخانه انجام مي شود. اين مسئله حاكي از آن است كه سفارش منابع و وجين آن دو  فرآيند كاملاّ مرتبط و وابسته به هم بوده و مي بايست سياستهاي واحدي درخصوص هردو فرآيند اعمال شود.کتابخانه برای حفظ پویایی مجموعه خود از یک سو نیازمند افزودن منابع روزآمد و مورد نیاز است و از سوی دیگر باید منابعی که به هر دلیل جایگاه خود را در تامین نیاز اطلاعاتی استفاده کنندگان از دست می دهند از مجموعه خارج شوند. افزودن منابع بدون پیراستن آن  در دراز مدت از کارایی مجموعه می کاهد. با توجه به اهمیت یکدستی اجرای روند وجین، این آیین نامه توسط کتابخانه مرکزی دانشگاه علوم پزشکی کردستان برای تمامی کتابخانه های تابعه ارائه و اجرای آن توصیه می شود.

ماده 1: اهداف وجین منابع کتابخانه

­     ایجاد فضای مناسب و کافی برای منابع موجود و جدید

­     پویایی مجموعه منابع کتابخانه

­     تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع موجود

­     بدست آوردن بازخورد نقاط ضعف و قوت در كتابخانه از امر وجين

ماده 2: معیارها و ضوابط وجین

­     منابع فرسوده، مستعمل که ارزش علمی و یا تاریخی ندارند و نگهداری آنها موجب اشغال فضا، صرف هزینه نگهداری و آلودگی سایر منابع خواهد بود.

­      منابع درسی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش شده اند.

­     نسخه های تکراری و مازاد بر نیاز و نیز، ویرایش های قدیمی کتب حوزه علوم پایه و بالینی که به طور منظم ویرایش های جدید آنها منتشر می گردد و در کتابخانه موجود است. در صورت نیاز نگهداری یک نسخه از ویرایش ماقبل منبع در کتابخانه ضروری است.

­     کتابخانه بایستی نسبت به جایگزینی به موقع منبع وجین شده اقدام نماید.

ماده 3: منابع مستثنی از وجین

­     منابع نفیس، تاریخی و هنری در حیطه علوم پزشکی

­     منابع هسته در هر رشته تحصیلی

ماده 4: اعضاء کمیته وجین منابع کتابخانه مرکزی

­     رئیس یا معاون کتابخانه مرکزی

­     کارشناس بخش امانت

­     کارشناس بخش سفارشات

­     کارشناس بخش فهرست نویسی

ماده 5: اعضاء کمیته وجین منابع در کتابخانه های دانشکده/ مراکز پزشکی

­     مسئول کتابخانه

­     رئیس دانشکده/ مرکز پزشکی(یا نماینده ایشان)

ماده 6: مراحل انجام وجین

­     کتابخانه موظف است براساس معیارهای ذکر شده در ماده دو و سه،  نسبت به شناسایی و انتخاب و جمع آوری منابعی که باید وجین شوند اقدام نماید.

­     مسئول کتابخانه لازم است پس از شناسایی منابع وجینی، اعضای کمیته وجین را جهت بررسی و تصمیم گیری نهایی در جریان قرار دهد.

­     لیست منابع وجین شده در دانشکده /مرکز پزشکی در قالب  برنامه اکسل (شامل: عنوان، مولف، سال نشر، شماره ثبت و شماره راهنما) به همراه صورتجلسه کمیته وجین، به کتابخانه مرکزی ارسال گردد.

­     تصمیم گیری نهایی در رابطه با نحوه توزیع یا جایگزینی کتابهای وجین شده مراکز بر عهده کتابخانه مرکزی است.. مراتب کتبا به واحد مربوطه اعلاممی شود.

­     مسئولیت حفظ و نگهداری منابع وجین شده به عهده واحد مربوطه  است.

ماده 7: دوره وجین

­     وجین منابع از مجموعه کتابخانه به صورت مستمر و در مرداد ماه هر سال انجام می شود.

­     تعداد منابع وجین شده در هر نوبت بایستی متناسب با تعداد کل منابع موجود در کتابخانه باشد.

تبصره 1: قبل از شروع عمليات وجين ابتدا عمل رف خواني كتابخانه مربوطه انجام مي شود و تمامي منابع مجموعه از لحاظ منابع مفقودي، امانت و موجودي كنترل و بازبيني مي شود

ماده 8: شاخص هاي وجين

­     نسخه تكراري : نسخه هاي اضافي منابعي كه در زمان خاص بنا به شرايط تهيه گرديده و در حال حاضر نسخه هاي كمتر آن در مجموعه جوابگوي نياز مراجعان مي باشد را مي تان وجين نمود.

­     وضع ظاهري : كتابهاي فرسوده و مندرس با وضع و شرايط نامناسب را مي توان از مجموعهخارج كرد ، به شرط آنكه اگر از كتابهاي پرمراجعه هستند بايد نسخه هاي جديد جايگزين شود.

­     عدم اعتبار علمي: منابع علمي كه به مرور زمان اعتبار محتوايي خود را از دست مي داده و كم ارزش شده اند، را در صورتيكه مورد استفاده قرار نمي گيرند، مي توان وجين نمود.

­     ويرايش هاي قديمي تر: اين معيار بيشتر در رابطه با كتابهاي علمي انجام مي پذيرد كه ويرايش قديمي با ورود ويرايش جديد كاملا ًبي ارزش تلقي مي شود. مگر آنکه ويرايش قديم داراي ويژگي خاصي بوده که ويرايش جديد فاقد آن مي باشد.

­     ميزان استفاده: با بررسي تعداد دفعات استفاده و يا به امانت رفتن يك كتاب مي توان دريافت كه چه كتابهايي بسيار كم و يا بي استفاده بوده است و واجد شرايط وجين مي باشد. دربخش گردش و امانت مي توان از طريق بررسي برگه هاي امانت كتاب و يا ازطريق رايانه تعداد دفعات امانت كتابها را محاسبه كرد. 

­     نسخ قديمي يا منابعي كه بي استفاده هستند:منابعي كه حداقل 3 سال پس از زمان مورد ثبت استفاده مراجعه كنندگان نبوده از مجموعه وجين و منابع مفيدتر جايگزين خواهد شد.

ماده 9 : پس از وجین

­     پس از آنكه كتابها وجين شدند و اطلاعاتشان در فرم مربوطه درج گرديد، از مجموعه کتابخانه خارج شده و در دفتر ثبت هرکتابخانه در ستون ملاحظات توضیح لازم ارایه می شود.

­     در سیستم نرم افزار کتابخانه کتب وجین شده مشخص و کارت کتب وجین شده نگهداری می شود.

 

ماده 10: تغییر در مفاد آیین نامه وجین

­     هرگونه تغییر در مفاد این آیین نامه به پیشنهاد ریاست کتابخانه مرکزی و تصویب معاونت پژوهشی دانشگاه امکان پذیر بوده و مراتب به کتابخانه های تابعه اعلام خواهد شد.

 

این آیین نامه در  10   ماده و یک تبصره  در تاریخ  16/1/1395  به پیشنهاد کتابخانه مرکزی و تایید و تصویب معاونت پژوهشی رسیده و از این پس لازم الاجرا می باشد.

تمام حقوق این اثر برای شرکت مهندسی ارتباطات پیام مشرق و نرم افزار کتابخانه 2.0 ثنا محفوظ می باشد.